Turvallinen kokous Scandicin malliin - Kirsi Steniuksen TOP 5 -vinkit järjestäjälle

  • Kokouspaikan edustaja tarvitsee tarkat tiedot tilaisuuden luonteesta ja mahdollisista turvallisuusriskeistä, jotta ennakointi osuu ja onnistuu.
  • Aina kannattaa kysyä, kun tarvitset etukäteen tietoa, ohjeita tai arvioita tilaisuuden turvallisuuteen liittyvistä asioista.
  • Huolehdi, että kokouspaikasta saamasi tiedot ja ohjeet (esimerkiksi ajo- ja pysäköintiohjeet) menevät perille kokouksen osallistujille.
  • Henkilökunta neuvoo ja auttaa, kun kokousväki saapuu paikalle. 
  • Anna palautetta! Sekä ruusut että risut auttavat kehittämään toimintaa edelleen.

Onko sinun kokouksesi turvallinen?


Kokouksen turvallisuus muodostuu monesta tekijästä ja usein hyvin arkipäiväisistäkin asioista.

Ennakointi on turvallisuuden perusta.

– Meillä Scandicilla kaikki lähtee turvallisuudesta. Asiakkaamme edellyttävät sitä, siitä huolta pitäminen on meidän velvollisuutemme ja lisäksi kannattavaa toimintaa, linjaa Scandic Tampere Stationin hotellinjohtaja ja turvallisuuspäällikkö Kirsi Stenius.

Kokouksen turvallisuusjärjestelyt mitoitetaan sen mukaan, millainen kokous on kyseessä, keitä siihen esimerkiksi osallistuu ja millaisia asioita käsitellään. Turvallisuusasioille kannattaa uhrata hetkinen, vaikka olisi suunnittelemassa aivan tavallista kokousta. Scandicissa kokousta järjestävältä toivotaan ainakin tarkat tiedot kokouksen laadusta ja järjestäjien toiveista.

– Meillä pyörii hyvin suunniteltu ja testattu turvallisuusjärjestelmä, joka kattaa jo usein sellaisenaan tavallisen kokouksen tarpeet. Kun asiat katsotaan kuntoon etukäteen, asiakas voi meille tultuaan keskittyä omaan agendaansa, me hoidamme muun, Stenius kertoo.

Turvallisuudesta huolehtiminen ei ole uhkakuvien luomista ja pelkojen lietsontaa vaan asiallista ennakointia, suunnittelua ja harjoittelua, tiivistää Scandic Tampere Stationin turvallisuudesta vastaava hotellinjohtaja Kirsi Stenius.

Usein turvallisuus liittyy aivan tavallisiin asioihin. Kokouksen järjestäjältä kysellään tarkkaan esimerkiksi osallistujien erikoisruokavaliot, jotta ruokailu sujuu ongelmitta ja kaikkien tarpeet voidaan ottaa tasapuolisesti huomioon. Tilajärjestelyjä varten taas tarvitaan tiedot esimerkiksi osallistujien mahdollisista liikuntarajoitteista. Kun kokous kasvaa ja kansainvälistyy, ennakoitavia turvallisuustekijöitä tulee lisää.

– Scandicilla on 230 hotellia 7 eri maassa, joten kokemusta kertyy monipuolisesti ja pystymme oppimaan järjestelmällisesti toinen toisiltamme, Stenius sanoo.

Turvallisuus koostuu monenlaisista osatekijöistä, ja Scandicin ajattelussa siihen kuuluvat myös ympäristöarvot ja esteettömyys. Turvallisuus on näkymätöntä, mutta tarpeen tullen tehokasta, sen takaavat vartiointijärjestelmät, kameravalvonta ja henkilökunnan osaaminen.

– Henkilökunnan ammattitaitoon voi luottaa kaikissa tilanteissa. Meillä pidetään muun muassa säännöllisiä palo- ja pelastusharjoituksia, jotta kaikki tietävät, miten eri tilanteissa pitää toimia. Henkilökuntamme on myös ensiaputaitoista, Stenius kertoo.

Fyysisen turvallisuuden lisäksi tietoturva on Scandicin toiminnassa ehdoton periaate. Kolmanneksi turvallisuuden osatekijäksi Stenius nostaa asiakkaiden tasa-arvoisuuden ja oikeudenmukaisen kohtelun.

– Lähdemme siitä, että jokainen ihminen on yhtä arvokas ja kaikkien täytyy voida tuntea itsensä tervetulleiksi.

 
Päivitetty 24.11.2016

Kuvat: Scandic Hotels
Teksti: Päivi Stenroos